Asjaajamise kord

EESTI VÕRKPALLI LIIDU ASJAAJAMISE KORD

Asjaajamine on dokumenteerimise ja dokumentide menetlemisega seotud tegevus.
Vabariigi Valitsuse 02.07.1996.a. määrusega nr 183 kinnitatud “Valitsusasutuste asjaajamise kord” on kohustuslik valitsusasutustele, millest peaksid juhinduma ka munitsipaal- ja erasektori organisatsioonid, et tagada omavahelises dokumentidegasuhtlemises üheselt mõistetavad reeglid. Asjaajamine peab tagama organisatsiooni efektiivse töö: dokumentide kiire ringluse, optimaalse infootsingu, asjade tähtaegse lahendamise kontrolli, dokumentide säilimise. Hästi korraldatud asjaajamine eeldab tema mitteloominguliste operatsioonide maksimaalset automatiseerimist, unifitseeritud dokumendivormide ja trafaretsete tekstide kasutamist, samuti asjade operatiivset lahendamist telefoni või läbirääkimiste teel, kui dokumentide koostamine ei ole ilmtingimata vajalik.

1. Üldsätted
1.1 Eesti Võrkpalli Liidu asjaajamise kord (edaspidi: kord) määrab kindlaks asjaajamise korraldamise põhinõuded Eesti Võrkpalli Liidus(edaspidi: EVF).
1.2 Kord juhindub Vabariigi Valitsuse 02.07.1996.a. määrusega nr 183 kinnitatud “Valitsusasutuste asjaajamise korrast”.
1.3 Kord sätestab:
1) asjaajamise dokumentidele (edaspidi: dokumendid) esitatavad vorminõuded;
2) dokumentide koostamise, kooskõlastamise ja allakirjutamise protseduuri;
3) dokumendiringluse korraldamise;
4) järelevalve dokumentide tähtajalise täitmise üle;
5) asjaajamise üleandmise;
6) dokumentide hoidmise;
7) toimikute loetelu koostamise;
8) dokumentide ettevalmistamise säilitamiseks.

1.4 Dokumendid käesoleva korra mõttes on protokollid, käskkirjad, aktid, kirjad (sh märgukirjad, avaldused, arvamused, õiendid, seletuskirjad, esildised, teatised), fotod, võistluste juhendid ja protokollid jms.
1.5 Kord ei reguleeri tööd raamatupidamisdokumentidega.
1.6 EVF-i asjaajamise eest vastutab sekretär-asjaajaja.

2. Dokumentidele esitatavad vorminõuded
2.1 Dokumendid vormistatakse EVF-i plankidele või valgele paberile.
2.2 Dokumendiplangid on valged, rekvisiidid (sh logo) on sinised ja mustad ning on kahekeelsed (eesti-inglise).
2.3 EVF-l on üldplank ja kirjaplank. Üld- ja kirjaplanki eristab plangile trükitavate rekvisiitide koosseis. Üldplangi alusel valmistatakse konkreetse dokumendiliigi planke.
2.4 Dokumente (välja arvatud õigusaktid) on soovitav vormistada mõlemale lehepoolele, kui seda võimaldab paberi kvaliteet.
2.5 Dokumentide vormistamiseks kasutatakse järgmisi rekvisiite:
1) EVF-i logo;
2) EVF-i nimi eesti ja inglise keeles;
3) dokumendiliigi nimetus (käskkirjad, protokollid, aktid);
4) kuupäev;
5) dokumendiregistri indeks (number);
6) viide sissetulnud dokumendi kuupäevale ja dokumendiregistri indeksile;
7) väljaandmise koht (käskkirjade, protokollide, aktide puhul);
8) adressaat;
9) kinnitusmärge;
10) pealkiri;
11) pöördumine;
12) tekst;
13) tervitusvormel;
14) allkiri;
15) märkus lisade kohta;
16) lisaadressaadid (jaotuskava);
17) viisa;
18) pitser;
19) märge dokumendi ettevalmistuse astme, originaalsuse või terviklikkuse kohta (“PROJEKT, “ÄRAKIRI” (“KOOPIA”), “VÄLJAVÕTE”);
20) ärakirja (koopia), väljavõtte tõestusmärge;
21) koostaja nimi ja telefoninumber;
22) arvutifaili tähis;
23) kontaktandmed.
2.6 Igal dokumendiliigil on kindel rekvisiitide kompleks, mis koosneb dokumendi kohustuslikest rekvisiitidest ja vastavale dokumendiliigile omastest lisarekvisiitidest. Rekvisiitide paigutuse kord peab olema püsiv.
Kõigi paberkandjale vormistatavate dokumentide kohustuslikud rekvisiidid on “Dokumendi väljaandja”, “Dokumendiliigi nimetus” (välja arvatud kirjal), “Kuupäev”, “Dokumendiregistri indeks” (registreeritavatel dokumentidel), “Tekst” ja “Allkiri”.
2.7 Rekvisiitide vormistamise nõuded:
1) kuupäeva märkimiseks dokumendi rekvisiidina kasutatakse numbrilist või sõnalis-numbrilist kirjutusviisi, kusjuures kuu nimetus märgitakse nimetavas käändes.
Näited 26.03.2001, kus 26 märgib kuupäeva, 03 kuud
26.03.01
26. märts 2001
Tekstis kuupäeva märkides võib aastaarvule lisada sõna “aasta” vajalikus käändes või lühendi “a”;
Välisriikide korrespondentidega peetavas kirjavahetuses tuleb eelistada kuupäeva sõnalis-numbrilist märkimisviisi;
2) vastuskirjadel tuleb näidata algatuskirja kuupäev ja dokumendiregistri indeks. Algatus- ja vastuskirja kuupäeva ja indeksit eristatakse sõnade “Teie” või “Viide (Viited)” ja “Meie” abil;
3) üldplangile koostatavatel dokumentidel märgitakse koostamise või väljaandmise koht nimetavas käändes;
4) kui dokumendi läbivaatamisega on kiire või tema kasutamine on piiratud, siis tehakse vastav märge (“KIIRE”, “KONFIDENTSIAALNE” (“USALDUSLIK”)) suurtähtedega nii dokumendile kui ümbrikule;
5) kiri adresseeritakse ametiisikule, organisatsiooni struktuuriüksusele, organisatsioonile, üheliigiliste organisatsioonide grupile, juriidilisele või füüsilisele isikule. Kirja saaja nimi märgitakse nimetavas käändes. Aadressi koostisosad märgitakse järjekorras: isik, organisatsioon , organisatsiooni struktuuriüksus, tänav, maja ja korteri number, asula või sidejaoskond, sihtnumber, linn või maakond;
Näited Hr Tõnu Mets N organisatsioon N. ministeerium personaliosakond Kase 37 Kase 37 15199 TALLINN 15199 TALLINN
6) kirja adresseerimisel välismaale on soovitatav järgida “Ülemaailmse postikonventsiooni täitevreglementi”. Aadress kirjutatakse ladina tähtede ja araabia numbritega. Sihtkoht ja -riik kirjutatakse suurtähtedega viimasele kohale aadressis. Aadressi koostisosade järjestus ja kirjaviis peaksid võimalikult järgima vastava maa reegleid. Kui sihtriigis on kasutusel teine tähestik ja numbrid, soovitatakse aadress kirjutada ka nende tähtede ja numbritega, välja arvatud riigi nimi. Riigi nimi on soovitatav kirjutada tuntud rahvusvahelises keeles. Riigi nime asemel võib kasutada rahvusvahelisele standardile ISO 3166 vastavat kahetähelist lühendit;
7) Mitmele adressaadile saadetavad kirjad vormistatakse järgmiselt:
a) mitmele adressaadile lahendamiseks või informatsiooniks saadetavad kirjad vormistatakse asutuse kirjaplangile. Asutusse jääv ärakiri valmistatakse koopiamasinal enne kirja viseerimist ja allakirjutamiseks esitamist. Püsikorrespondentidele saadetavate kirjade adressaadiväljale võib märkida kuni neli adressaati tähestiku järjekorras ilma postiaadressita, kusjuures adressaatide vahele jäetakse tühi rida. Konkreetsele adressaadile tõmmatakse sel juhul joon alla. Kui adressaate on rohkem kui neli, siis märgitakse adressaadiväljale üks adressaat ning ülejäänud adressaadid lisaadressaatide reale, kasutades dokumendi saatmise eesmärki selgitavaid sõnu “Sama”, “Teadmiseks” või “Koopia(d)”;
Näide 1 Adressaadiväljal Lisaadressaatide real
L. minister Peeter Puu Koopia: Eesti Linnade Liit
M. minister Laine Lepp

Näide 2 Abilinnapea Reet Kask Sama: Abilinnapea Olev Saar
Abilinnapea Andrei Ivanov
Abilinnapea Jüri Tamm
Teadmiseks:
Linnasekretär Enno Mänd
Igale konkreetsele adressaadile määratud kirja eksemplaril vahetatakse andmeid adressaadiväljal ja lisaadressaatide real. Adressaatidele, kellele kiri on määratud teadmiseks, saadetakse koopia ühest põhiadressaadile määratud kirjast. Kui konkreetseid kirja saajaid on rohkem kui üks, tõmmatakse vastavale adressaadile joon alla;
b) püsikorrespondentide hulka mittekuuluvate adressaatide puhul märgitakse adressaadiväljale üks adressaat koos postiaadressiga. Lisaadressaatide reale märgitavad teised adressaadid võib märkida ilma postiaadressita.
Näide Adressaadiväljal Lisaadressaatide real
Pärnu Linnavalitsus Sama: Narva Linnavalitsus Uus 4 Tartu Linnavalitsus 16233 PÄRNU

c) kui mitmele adressaadile lahendamiseks saadetava ühesisulise kirja sisust ei tulene vajadus informeerida adressaati teistest selle kirja adressaatidest, võib kirja vormistada kui ühele adressaadile saadetava kirja;
d) üheliigiliste hallatavate asutuste või alluvate ametnike grupile saadetava kirja adressaadiväljale võib märkida üldistatud adressaadi.
Näide Spordiklubid
Selline kiri vormistatakse plangile ühes eksemplaris ja pärast allakirjutamist paljundatakse koopiamasinal vastavalt adressaatide arvule. Välja saadetakse kirja koopiad, asutusse jääb originaal;
e) paljude erinevate adressaatide puhul koostatakse adressaatide nimekiri eraldi lehele. Sel juhul tehakse kirja asutusse jääva ärakirja adressaadiväljale märkus “Vastavalt nimekirjale”;
8) õigusaktiga kinnitatav dokument (näiteks kord, eeskiri, ametijuhend jm) vormistatakse valgele paberile. Dokumendi esimese lehe ülemisse parempoolsesse nurka tehakse kinnitusmärge järgmise vormi kohaselt:
KINNITATUD
Eesti Võrkpalli Liidu
12. jaanuari 2001
Juhatuse 1. Pkp otsusega nr 1
Kui õigusaktiga kinnitatakse rohkem kui üks dokument, tuleb need nummerdada. Sel juhul tehakse kinnitusmärge koos märkega lisatud dokumendi numbri kohta järgmise vormi kohaselt:
KINNITATUD
Eesti Võrkpalli Liidu
12. jaanuari 2001
Juhatuse 1. Pkp otsusega nr 2
Lisa 5
Dokument, mida ei kinnitata õigusaktiga (näiteks asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisakt jm) vormistatakse üldplangile ja tehakse kinnitusmärge järgmise vormi kohaselt:
KINNITAN

(allkiri)

Henn Vallimäe
Peasekretär
12.01.2001

9) kõigil dokumentidel peab olema pealkiri. Pealkirjata võivad olla lühikesed (kuni kümnerealised) kirjad, õnnitlus- ja tänukirjad, kaastundeavaldused. Pealkiri peab olema võimalikult lühike ja avama üldistatult dokumendi põhisisu. Üldjuhul märgitakse pealkiri nimetavas käändes.
Näide Personali täienduskoolitus
Kiri peab üldjuhul käsitlema üht küsimust. Suuremahulistele ja mitut küsimust käsitlevatele dokumentidele pannakse ka alapealkirjad.
10) dokumendi tekst peab olema võimalikult lühike, täpne, keelelt ja stiililt korrektne ja üheselt mõistetav. Kirja tekst esitatakse üldjuhul ainsuse kolmandas või mitmuse esimeses isikus.
Pikemate dokumentide tekst tuleb liigendada nii, et dokument oleks ülevaatlik ja tema kasutamine hõlbus. Väga pikkadele (üle 10 lehekülje) dokumentidele on soovitatav koostada sisukord.
Dokumendi tekst liigendatakse peatükkideks (osadeks), jagudeks (alaosadeks), punktideks ja alapunktideks. Peatükid ja jaod pealkirjastatakse. Mahukamate dokumentide puhul võib pealkirjastada ka punktid. Jaotised tähistatakse araabia numbritega, mis eraldatakse üksteisest punktiga. Kogu dokumendi teksti läbiv numeratsioon on vaid peatükkidel. Kõik väiksemad jaotised nummerdatakse suurema jaotise piires, kusjuures number sisaldab kõiki suuremate jaotiste numbreid (näide 1 või näide 3).
Õigusaktide ja nendega kinnitatavate dokumentide teksti punktid võib nummerdada läbiva numeratsiooniga, kusjuures punkti võib ümarsulgu kasutades liigendada alapunktideks ja osad tähistada läbiva numeratsiooniga rooma numbritega, osad pealkirjastatakse (näide 2).
Näide 1 Näide 2 Näide 3
1. Peatükk (osa) I Osa 1. Osa
1.1 Jagu (alaosa) 1. Punkt 1.1 Alaosa
1.2 ……. 2. … 1.1 Punkt
1.2.1 Punkt 1) Alapunkt 1)
1.2.2 …… 2) …… 1.1
1.2.2.1 Alapunkt 3) ….. 1)
a)
11) rekvisiit “Allkiri” koosneb dokumendile alla kirjutanud isiku allkirjast, selle de?ifreeringust ja ametinimetusest, kusjuures allkirja jaoks tuleb vabaks jätta vähemalt 3 rida.
Näide
.
(allkiri)
.
Andres Mänd
Peasekretär
Kui dokumendi eelnõus ettenähtud allakirjutaja ei saa dokumendile alla kirjutada ja seda teeb teine selleks volitatud töötaja, tuleb allkirja de?ifreering ja ametinimetus ümber vormistada.
Õigusaktiga kinnitatavatel dokumentidel peavad olema dokumendile vajalikud rekvisiidid: pealkiri, allkiri, vajadusel koostamise kuupäev, kooskõlastusmärked, viisad.
Õigusaktiga kinnitatavale dokumendile kirjutab alla selle kinnitamiseks esitanud töötaja või dokumendi sisu eest vastutav töötaja (koostaja), tulenevalt dokumendi liigist.
Dokumentidele on soovitatav alla kirjutada sinist värvi tindi või pastapliiatsiga.
12) kirja tekstis märgitud lisade korral märgitakse lisade reale vaid lisade lehtede ja eksemplaride arv.
Näide Lisa: 8 lehel 2 eks
Kui kirjal on tekstis märkimata lisasid, tuleb lisade reale märkida nende nimetused, lehtede ja eksemplaride arv.
Näide Lisa: EVF asjaajamise kord 17 lehel 1 eks
Kui kirjale lisataval dokumendil on lisa, vormistatakse märge selle lisa olemasolu kohta järgmiselt:
Näide Lisa: EVF asjaajamise kord 17 lehel 1 eks ja lisad selle juurde 2 lehel 1 eks
Õigusaktide ja protokollide puhul märgitakse lisa nimetus dokumendi tekstis.
Dokumendi lisale tehakse esimese lehe paremasse ülanurka märge dokumendi kohta, mille juurde ta kuulub (välja arvatud kirjale lisatavad dokumendid). Kui lisasid on mitu, tuleb nad nummerdada (Lisa 1, Lisa 2 jne). Lehtede numeratsioon on iga lisal omaette.
Näide Lisa 3
Eesti Võrkpalli Liidu asjaajamise korra juurde
13) dokumendi jaotuskava märgitakse dokumendi originaalile või eraldi lehele.
Näide Ärakirjad: raamatupidamine
14) dokumendi eelnõu viseeritakse asjaomaste töötajate poolt. Viisa koosneb viseerija allkirjast, allkirja de?ifreeringust (kui allkiri ei ole loetav) ja kuupäevast, vajadusel ka ametinimetusest.
Viisad paigutatakse dokumendi viimasele leheküljele allkirjast allapoole. Koostaja viisa paigutatakse vasakule, kooskõlastusviisad lehe paremale poolele. On lubatud paigutada viisad dokumendi viimase lehe pöördele, kui nad ei mahu dokumendi viimasele leheküljele. Organisatsiooni dokumendid viseeritakse esimesel ning väljasaadetavad dokumendid asutusse jääval eksemplaril.
15) EVF presidendi, asepresidendi ja peasekretäri allkirjade kinnitamiseks võib kasutada EVF logo kujutisega pitsatit. EVF pitsatit hoiab peasekretär. Pitser pannakse dokumendile, kui see on õigusaktiga ette nähtud.
Pitser peab riivama allkirja viimaseid tähti.
16) asjaajamise käigus võib kasutada paljundatud allkirjafaksiimilega dokumendikoopiaid. Dokumendi ärakirjad (koopiad), mille abil saab tõestada isikute õigusi või tuvastada tehingute aluseks olevaid fakte, tuleb tõestada tõestusmärke ja pitseriga. Ärakirja (koopia) esimese lehe ülemisele parempoolsele nurgale kirjutatakse sõna “ÄRAKIRI” (“KOOPIA”) ning tehakse viimasele lehele vastav tõestusmärge.

Näide ÄRAKIRI ÕIGE
.
(allkiri)
.
Lea Palm
Sekretär-asjaajaja
10.01.2001
17) kui dokumendi tekstis sisalduvat informatsiooni on vaja osaliselt taasesitada, tehakse dokumendist väljavõte. Väljavõte vormistatakse sama dokumendiliigi plangile. Väljavõtte ülemisele parempoolsele nurgale kirjutatakse sõna “VÄLJAVÕTE”. Väljavõttes peavad olema taasesitatud kõik andmed, mille abil saab identifitseerida dokumendi väljaandjat, dokumendiliiki, väljaandmise aega ja kohta. Väljavõtete õigsust võib tõestada ainult pitseriga. Väljavõtte, mille abil saab tõestada isikute õigusi või tuvastada tehingute aluseks olevaid fakte, õigsust, tuleb tõestada tõestusmärke ja pitseriga.
18) üldjuhul märgitakse kirjale selle koostaja (vastutava täitja) ees- ja perekonnanimi ja telefoninumber. Juhul kui kirja koostaja on ühtlasi selle allkirjutaja, märgitakse ainult telefoninumber.
19) arvutis salvestatud dokumentide viimase lehe alumisse vasakpoolsesse nurka võib märkida arvutifaili tähise.
2.8 Dokumendi vormistamine toimub arvutil.
Dokumentide vormistamisel kasutatakse tekstiredaktori Word abil püstkirja ?riftiga Helvetica, Times, Times New Roman, Arial või Courier suurusega 12 kuni 14. Elektrooniliseks edastamiseks (disketil või elektronpostiga) salvestatakse dokument Rich Text Formatis.
Ühe ja sama dokumendi rekvisiitide vormistamiseks ei ole soovitatav kasutada mitut eri ?rifti ja üksteisest tunduvalt erinevaid kirja suurusi. Tekstis esiletõstmist vajavaid sõnu võib vormistada sõrendatud, paksus või kaldkirjas.
Dokumentide vormistamisel kasutatakse arvutil ühte reavahet, 1,5 reavahet või automaatne reavahet.
Dokumendi teksti vormistamisel kasutatakse plokkstiili, mille puhul teksti iseseisvad lõigud eraldatakse üksteisest kahekordse tekstis kasutatud reavahega. Teksti iseseisvaid lõike võib joondada vasaku veerise järgi.
Teksti erinevaid lõike ei ole soovitatav kirjutada erineva reavahega.
2.9 Mitmelehelistel dokumentidel nummerdatakse lehed alates teisest lehest ülal lehe keskel, märkides jooksva lehekülje numbri ja vajaduse korral sulgudes kogu dokumendi lehtede arvu.
Näide 10 (17)
Parema veerise joondamise tõttu ei tohi dokumendi tekstis tekkida põhjendamatuid sõrendusi ja lünki.
3. Dokumentide koostamine, kooskõlastamine ja allakirjutamine
3.1 Dokumentide koostamisel lähtutakse konkreetsele dokumendiliigile ettenähtud sisu- ja vorminõuetest. Dokumendid vormistatakse kahes eksemplaris – originaal plangile ja EVF jääv ärakiri puhtale lehele või koopiamasinal enne viseerimist tehtud koopia.
3.2 Kõigil dokumentide eelnõudel peab olema koostaja viisa.
3.3 Töötaja õigused ja pädevus dokumentide allakirjutamisel määratakse kindlaks EVF peasekretäri käskkirjas või töötaja ametijuhendis.
3.4 Dokumendid esitatakse allakirjutamiseks koos kõikide lisade ja muude vajalike materjalidega.
3.5 Dokumendi õige menetlemise eest EVF-s vastutab dokumendi koostaja, üldvastutus lasub peasekretäril.
4. Dokumendiringluse korraldamine
4.1 Dokumendiringluse korraldamise aluseks on dokumendiregister (edaspidi: register), milles registreeritakse saabuvad, väljasaadetavad ja EVF siseselt kasutatavad dokumendid nende saabumise või väljasaatmise päeval.
4.2 Registrisse kantakse:
1) EVF üldkoosoleku protokollid;
2) EVF juhatuse protokollid ja otsused;
3) EVF peasekretäri käskkirjad;
4) EVF toimkondade ja programmide materjalid;
5) EVF võistluste juhendid;
6) EVF võistluste protokollid;
7) kirjavahetus asutustega ja organisatsioonidega;
8) märgukirjad ja avaldused.
4.3 EVF saabuvad ja nende nimel väljasaadetavad dokumendid, kaasa arvatud arvutipostiga, faksiga või muul viisil saabunud või edasitoimetatavad dokumendid, registreeritakse registris. Saabunud ja registreeritud dokumendid esitatakse läbivaatamiseks EVF-i peasekretärile.
4.4 Saabunud dokumentide registreerimine
Saabunud dokumendid märgistatakse EVF-i registreerimistempliga (esilehe alumisse parempoolsesse nurka), millele märgitakse saabumise kuupäev ja registreerimisindeks selle säilitamiseks ja edaspidise leidmise lihtsustamiseks ning kantakse registrisse. Registreerimisindeks koosneb arhiivi toimikute loetelu vastavast indeksist ja dokumendi järjekorranumbrist. Järjekorranumbrid algavad uuel kalendriaastal numbrist 1.
Dokumendi kohta kantakse registrisse peale registreerimisindeksi järgmised andmed:
1) saatja nimi;
2) saatja postiaadress (füüsiliste isikute avalduste ja märgukirjade puhul);
3) saatja poolt märgitud registriindeks;
4) dokumendi kuupäev;
5) saabumise kuupäev;
6) dokumendi (või lisa) liik;
7) pealkiri ja/või dokumendi lühike sisukokkuvõte;
8) põhidokumendiga koos saabunud lisade arv (vajadusel nende nimetused);
9) isik, kellele dokument suunatakse läbivaatamiseks;
10) läbivaatamise või vastamise tähtaeg;
11) lahendamise käik ja täitmismärge.
Faksiga saabunud kiri registreeritakse selle saabumise päeval üldistel alustel. Vajadusel kopeeritakse see säilivuskindlale paberile ja suunatakse ringlusse. Kui postiga saabub ka originaalallkirjaga dokument, siis märgitakse saabumismärkele tema saabumiskuupäev, suunatakse ta antud asjaga tegelevale isikule või üksusele ja tehakse dokumendiregistrisse täiendav sissekanne originaali saabumise kuupäeva kohta.
Kõik käsipostiga saabunud või EVF töötajatele isiklikult üleantud dokumendid registreeritakse üldises korras üleandmise päeval või sellele järgneval esimesel tööpäeval.
Arvutipostiga saabunud dokumendid trükitakse registreerimiseks paberile. Registreerimise eest vastutab töötaja, kelle kasutuses olevale arvutipostiaadressile dokument saabub.
Registreerimisele ei kuulu:
1) kutsed, õnnitlused ja kaastundeavaldused;
2) reklaamtrükised;
3) perioodilised trükised (ajalehed, ajakirjad jm);
4) informatiivse sisuga trükised;
5) kirjad märkega “ISIKLIK”. Kui selgub, et märkega “ISIKLIK” saabunud dokument on ametialane, registreeritakse see üldises korras. Registreerimise eest vastutab töötaja, kellele dokument on adresseeritud;
6) dokumendid, milles puudub märge saatja nime ja elu- või asukoha kohta, kui nad ei sisalda olulist või kontrollimist vajavat informatsiooni;
7) kui adressaadina on märgitud teine organisatsioon, institutsioon või isik. Sel juhul saadetakse dokument märgitud adressaadile.
4.5 Dokumendi sisulise ja tähtajalise lahendamise eest vastutab resolutsioonis märgitud töötaja, mitme täitja puhul esimesena märgitud töötaja.
4.6 Kõik avaldused, märgukirjad ja pöördumised loetakse lahendatuks, kui dokumendist tulenevad toimingud on sooritatud, kui nende saatjatele on sisuliselt vastatud ning lahendamisest asjaomastele isikutele või asutustele teatatud.
4.7 Väljasaadetavate dokumentide registreerimine.
Register sisaldab väljasaadetavate dokumentide kohta järgmisi andmeid:
1) adressaat või adressaadid;
2) kuupäev ja registreerimisindeks;
3) väljasaatmise kuupäev;
4) dokumendi (või) lisa liik;
5) pealkiri või sisukokkuvõte;
6) koostaja;
7) allakirjutaja;
8) lisade arv ja nimetused;
9) lahendamise käik ja täitmismärge.
Konkreetsele dokumendiliigile ettenähtud vorminõuetele mittevastavaid dokumente ega neid dokumente, millel puuduvad ettenähtud lisad, välja ei saadeta ega registreerita. Sel juhul tagastab registreerimise ja väljasaatmise eest vastutav töötaja dokumendi selle koostajale nõuetekohaseks vormistamiseks või komplekteerimiseks.
Kõik käsipostiga, faksiga või muul viisil väljasaadetavad dokumendid registreeritakse üldises korras. Arvutipostiga saadetavad dokumendid trükitakse registreerimiseks paberile. Registreerimise eest vastutab sel juhul dokumendi koostaja.
Dokumendid saadetakse üldjuhul välja registreerimise päeval.
Õigusaktid ja muud mitteadresseeritavad dokumendid saadetakse üldjuhul välja koos kaaskirjaga.
5. Järelevalve dokumentide tähtajalise täitmise üle
5.1 Saabunud dokument vaadatakse läbi, küsimus lahendatakse ja saatjale teatatakse läbivaatamise ja lahendamise tulemustest hiljemalt ühe kuu jooksul, arvates avalduse või märgukirja saabumisest.
5.2 Peasekretär võib määrata küsimuse lahendamiseks punktis 5.1 märgitust lühema tähtaja. Täiendava uurimise vajadusel võib tähtaega pikendada kahe kuuni.
5.3 Kui küsimuse lahendamine või dokumendile vastamine ei kuulu EVF-i pädevusse, edastatakse see vastavalt kuuluvusele 5 tööpäeva jooksul, teatades sellest kirjalikult saatjale. Kui küsimuse lahendamine kuulub kohtu pädevusse, siis informeeritakse sellest saatjat kirjalikult ilma avaldust kohtule edastamata.
6. Asjaajamise üleandmine
6.1 Töötaja on kohustatud enne töökohalt vabastamist, samuti enne puhkusele minekut asjaajamise üle andma teda asendama määratud isikule.
6.2 Peasekretäri või sekretär-asjaajaja ametist vabastamisel vormistatakse asjaajamise üleandmine üleandmis-vastuvõtmisaktiga, mis peab sisaldama:
1) lahendamisel olevate tsiviilõiguslike lepingute loetelu;
2) pooleliolevate tööde ja vastavate dokumentide loetelu;
3) tähtajaliselt täitmata ülesannete ja vastavate dokumentide loetelu;
4) üleantavate üksikdokumentide ning toimikute loetelu.
6.3 EVF-i juhtimise üleandmisel peab asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisakt sisaldama peale punktis 6.2 nimetatud andmete tervikuna järgmisi andmeid:
1) EVF koosseisu nimestik ja EVF töösuhetes olevate isikute arv;
2) eelarvevahendite seis;
3) andmed raamatupidamise eest vastutava isiku kohta;
4) EVF pitsatite arv, liigid ja asukoht ning andmed nende hoidmise eest vastutava töötaja kohta;
5) EVF-i peasekretäri poolt viimase allakirjutatud käskkirja ja kirja number ja kuupäev;
6) koondandmed EVF-i arhiivi ja selle eest vastutava isiku kohta;
7) muud olulised andmed EVF-i asjaajamise kohta.
6.4 Asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisakt vormistatakse vastavalt haldusdokumentide vorminõuetele. Akti märgitakse ka selle allakirjutamise koht, allakirjutamise kuupäev ja akti allakirjutamise juures viibiv(ad) töötaja(d).
6.5 Asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisakt võidakse vormistada koos vara üleandmise aktiga.
6.6 Asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisakt vormistatakse kahes eksemplaris ja sellele kirjutavad alla asjaajamise üleandja, vastuvõtja ja juures viibiv(ad) töötaja(d). Akti kinnitab kõrgemalseisev töötaja. Akti üks eksemplar jääb kinnitajale, teine EVF-le ja kolmas asjaajamise üleandjale.
6.7 Kui asjaajamise vastuvõtja ei ole akti sisuga nõus, siis esitab ta enne allakirjutamist motiveeritud eriarvamuse, mis lisatakse aktile ja mille olemasolu kohta tehakse akti märge.
6.8 Kui punktis 6.2 toodud töötaja keeldub asjaajamise üleandmisest või kui üleandmine pole võimalik, toimub asjaajamise ülevõtmine ühepoolselt vastavalt peasekretäri poolt määratud esindaja juuresolekul. Sel juhul tehakse üleandmis-vastuvõtmisakti vastav märge.
7. Dokumentide hoidmine
7.1 Dokumente hoitakse toimikutes, mille seljale või kaanele märgitakse toimiku pealkiri ja indeks ning aastaarv.
7.2 Toimiku pealkiri peab üldistatud vormis kajastama toimikusse koondatud dokumentide koosseisu ja sisu. Pealkirja koostamisel kasutatakse järgmisi tunnuseid või nende kombinatsioone:
1) dokumendi liigitunnus;
2) sisutunnus;
3) autoritunnus (dokumendi väljaandja või kirja saatja);
4) korrespondenditunnus;
5) geograafiline tunnus;
6) kronoloogiline tunnus.
Kirjavahetuse toimiku pealkiri peab peale dokumendiliigi nimetuse (kirjavahetus) sisaldama vähemalt kaht tunnust, millest üks on võimaluse korral sisutunnus.
7.3 Toimikusse paigutatakse üldjuhul ühe asjaajamisaasta dokumendid. Erandiks on isiklikud ja kohtutoimikud, ajutiste komisjonide ja töörühmade dokumentide toimikud, mida võidakse jätkata vastavalt töö käigule.
7.4 Toimikusse pannakse ainult lahendatud ja lõplikult vormistatud dokumendid. Toimiku sees paigutatakse dokumendid kronoloogilises või muus loogilises järjekorras.
7.5 Kirjavahetuse toimikusse paigutatakse saabunud ja esmane väljasaadetav kiri koos vastuskirja(de)ga. Kui asja lahendamist ei ole dokumenteeritud, tehakse esmasele kirjale täitmismärge, kus näidatakse, kuidas, millal, kelle poolt ja kellega asi lahendati.
Näide Lahendatud telefoni teel (asutuse nimi) osakonnajuhataja hr Karuga.
(allkiri)
Pille Tamm
Sekretär-asjaajaja
26.01.2001
7.6 Ühte toimikusse ei panda alatise, pikaajalise (10-100 aastat) ja lühiajalise (kuni 10 aastat) säilitustähtajaga dokumente.
7.7 Asjaajamises peetavaid toimikuid hoitakse kappides või riiulitel ruumis, kus on välditud kõrvaliste isikute juurdepääs dokumentidele.
8. Toimikute loetelu koostamine
8.1 Dokumentide süstematiseerimise, säilitustähtaegade määramise ning dokumentide hulga ja asukoha arvestuse aluseks on toimikute loetelu.
8.2 Toimikute loetelu koostatakse EVF poolt üheks aastaks.
8.3 Toimikute loetelu sisaldab järgmisi andmeid:
1) toimiku indeks;
2) toimiku pealkiri;
3) säilitustähtaeg;
4) toimikute arv.
8.4 Toimikute loetelusse kantakse kõik EVF-s peetavad toimikud, kataloogid, kartoteegid, registrid ja andmekogud. Arvutis peetavate registrite ja andmekogude puhul märgitakse, kuidas neid säilitatakse, kas ja missuguste ajavahemike tagant tehakse väljatrükke.
8.5 Toimikute loetelusse kantakse ka ajutiselt tegutsevate komisjonide, nõukogude ja töörühmade dokumendid, samuti jätkatavad eelmise aasta toimikud.
8.6 Toimikute loetelule kirjutab alla asjaajamise eest vastutav isik ning kinnitab EVF-i peasekretär.
9. Dokumentide ettevalmistamine säilitamiseks
9.1 Pärast asjaajamisaasta lõppemist valmistatakse EVF-s dokumendid ette järgnevaks säilitamiseks ja kasutamiseks. Selleks:
1) tehakse dokumentidele teadusliku ja praktilise väärtuse hindamine. Vajadusel moodustatakse hindamiseks asutuse juhi käskkirjaga ekspertiisikomisjon;
2) vormistatakse toimikud;
3) koostatakse toimikute nimekirjad (üleandenimistud) või täidetakse toimikute loetelu lahter “Toimikute arv”.
9.2 Hindamise tulemusena otsustatakse, kas toimikule antud pealkiri avab piisavalt tema sisu ja kas toimikute loetelus määratud säilitustähtaeg on õige. Vajaduse korral täpsustatakse pealkirja või muudetakse säilitustähtaega.
9.3 Toimikust eemaldatakse dokumendimustandid ja koopiaeksemplarid.
Kui toimikus on ühest dokumendist nii faksiga tulnud eksemplar kui ka postiga tulnud originaal, säilitatakse mõlemad juhul, kui faksiga saabunud dokumenti on asutud lahendama enne originaali saabumist. Kui toimikust ei nähtu, et faksiga saabunud dokumenti on enne menetletud, säilitatakse ainult originaal.
10. Dokumentide säilitamine, kasutamine ja hävitamine
10.1 Lühiajalise (kuni 10 aastat k.a) säilitustähtajaga toimikuid hoitakse EVF-s kuni säilitustähtaja möödumiseni.
10.2 Alatise ja 75-aastase säilitustähtajaga toimikud antakse arhiivi kaks aastat pärast toimikute lõpetamist asjaajamises.
10.3 Alatise ja 75-aastase säilitustähtajaga dokumentide korrastamine toimub arhiivis arhiivitehniliselt järgmiselt:
1) dokumendid võetakse registraatorist või kiirköitjast välja;
2) dokumendid süstematiseeritakse;
3) eemaldatakse metallkinnitid;
4) moodustatakse säilik – dokumendid paigutatakse arhiivikaante vahele, mappidesse või arhiivikarpidesse.
Dokumendid peavad olema kinnitatud nii, et nad ei saaks säilikust välja kukkuda. Dokumentide kinnitamisviis ei tohi nende kasutamisel põhjustada dokumentide füüsilist kahjustamist. Säiliku piires järjestatakse dokumendid kronoloogiliselt või muu formaalse tunnuse alusel;
5) säiliku lehed nummerdatakse. Säiliku lehtede numbrid pannakse lehtede paremale ülemisele nurgale grafiitpliiatsi või numeraatoriga. Suuremaformaadilised dokumendid nummerdatakse avatult;
6) koostatakse säiliku lehtede arvu tõestav kirje.
Näide Toimikus on 25 (kakskümmend viis nummerdatud lehte jrk nr-ga 1-25)
Tõestavale kirjele kirjutab alla säiliku korrastaja, lisades kuupäeva;
7) moodustatakse säiliku kaas.
10.4 Säiliku kaanele kantakse järgmised andmed:
1) EVF-i nimi;
EVF-i nimeks on põhikirjas sätestatud nimi. Kui nimi on aasta kestel muutunud, kantakse säiliku kaanele mõlemad nimed;
2) indeks toimikute loetelu järgi;
3) säiliku pealkiri;
4) säiliku alustamise ja lõpetamise kuupäevad (piirdaatumid).
Säiliku piirdaatumiteks on esimese ja viimase dokumendi kuupäev. Saabunud kirja kuupäevaks loetakse selle asutusse saabumise, st registreerimistemplil olev kuupäev. Aastaplaanide ja aruannete puhul toimiku piirdaatumeid ei märgita, vaid näidatakse pealkirjas aasta.
Näide 2001. aasta eelarve
10.5 Säilikud süstematiseeritakse ja kantakse nimistusse. Nimistu on säilikute pealkirjade süstematiseeritud loetelu ja sisaldab järgmisi andmeid:
1) eessõna;
Eessõnas märgitakse EVF-i, struktuur, alluvuse ja struktuuri muudatused, nimistu ülesehituse põhimõtted, dokumentide koosseisu iseloomustus. Eessõna täiendatakse perioodiliselt;
2) säiliku number;
3) indeks asjaajamises;
4) säiliku pealkiri;
5) piirdaatumid;
6) lehtede arv.
10.6 Nimistu alusel märgitakse toimiku kaanele nimistu number ja säiliku number (leidandmed).
10.7 Nimistu kinnitab EVF peasekretär.
10.8 Alatise ja 75-aastase säilitustähtajaga dokumendid säilitatakse arhiivis, kus peavad olema dokumentide säilitamiseks vajalikud tingimused ja säilikute arvestusdokumentatsioon.
10.9 Kohtu, juurdlus- ja eeluurimisasutuste nõudmisel toimikutest väljavõetavate dokumentide asemele paigutatakse nende tõestatud koopiad. Originaaldokumendi tagastamisel pannakse see tagasi toimikusse oma kohale.
10.10 Arhiivis säilitatavate dokumentide alusel väljastatakse teatisi või dokumentide tõestatud koopiaid. Teatis vormistatakse EVF plangil, sellele kirjutab alla asjaajamise eest vastutav töötaja ning see tõestatakse pitseriga. Dokumentide koopiad tõestatakse pitseriga.
10.11 Dokumendid, mille säilitustähtaeg on möödunud, hävitatakse. Enne hävitamist tehakse dokumentidele täiendav väärtuse ekspertiis.
10.12 Dokumentide hävitamise kohta vormistatakse akt, milles märgitakse:
1) toimikute aastaarvud;
2) toimikute pealkirjad;
3) toimikute arv.
11. Foto- ja videodokumentide kirjeldamine
11.1 Foto- ja videodokumendid kirjeldatakse arhiivi üleandmise-vastuvõtmise aktis. Aktis märkida:
1) kuupäev;
2) üleandja nimi ja ametikoht;
3) vastuvõtja nimi ja ametikoht;
4) markeeringu number;
5) dokumendi liik (foto või video);
6) dokumendil kujutatud sündmus või objekt (videol pealkiri);
7) jäädvustamise aeg;
8) inimeste nimed ja ametikohad fotol toimunud sündmuse ajal (videol lühike sisukirjeldus);
9) fotograafi (videooperaatori) nimi;
10) video kronometraaz;
11) üleandja ja vastuvõtja allkirjad.